Duty manager (Quản lý ca trực) hay Lobby Manager (Quản lý tiền sảnh) là người chịu trách nhiệm chính trong việc đảm bảo rằng sự chuyển đổi ca làm việc của bộ phận tiền sảnh được thực hiện một cách hiệu quả, cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc, hỗ trợ tất cả nhân viên tiền sảnh và duy trì môi trường làm việc hoà đồng, chuyên nghiệp mọi thời điểm.
Duty manager giám sát và phân công nhiệm vụ cho lễ tân khách sạn, Concierge, Bellman, nhân viên chăm sóc khách hàng và Business center. Chịu trách nhiệm về dịch vụ khách VIP tại khách sạn. Chịu sự quản lý của Trưởng bộ phận lễ tân.
Bản mô tả công việc Duty manager
Phối hợp quản lý bộ phận tiền sảnh
- Thực hiện việc giám sát hoạt động bộ phận tiền sảnh của khách sạn, đảm bảo các vị trí làm việc đúng quy trình, hiệu quả.
- Kiểm tra danh sách phòng khách VIP và đoàn đến trong ngày
- Điều phối công tác chuẩn bị đón khách VIP, khách đoàn.
- Trực tiếp kiểm tra việc chuẩn bị, setup phòng cho khách VIP.
- Trực tiếp chào đón khách VIP, khách đoàn đến lưu trú tại khách sạn theo nghi thức phù hợp.
- Kiểm tra và đảm bảo tất cả các thư từ, bưu phẩm, tin nhắn… được chuyển đến khách nhanh nhất.
Giải quyết các yêu cầu, khiếu nại của khách
- Tiếp nhận các yêu cầu, khiếu nại của khách hàng và phối hợp với các bộ phận liên quan đáp ứng, giải quyết nhanh nhất để khách hài lòng.
- Nhanh chóng báo cáo lên cấp trên những sự việc quá quyền hạn, khả năng giải quyết.
- Lưu nội dung các yêu cầu, khiếu nại xảy ra trong ca làm việc vào sổ ghi chép.
Kiểm tra hoạt động các khu vực trong khách sạn
- Trong ca làm việc, thực hiện việc kiểm tra hoạt động các khu vực trong khách sạn: phòng họp, nhà hàng, quầy bar, bể bơi, phòng IT, hành lang… để kịp thời phát hiện những vấn đề phát sinh và có hướng xử lý nhanh chóng.
- Đảm bảo các khu vực đóng/mở đúng thời gian quy định.
Hướng dẫn, đào tạo nhân viên
- Trực tiếp hoặc chỉ đạo việc hướng dẫn nghiệp vụ cho nhân viên mới của khách sạn.
- Tham gia các khóa đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên khách sạn theo lịch được phân công.
Các nhiệm vụ khác
- Khuyến khích khách hàng tham gia nhận xét về chất lượng dịch vụ của khách sạn, lưu ý những nhận xét, ý kiến đặc biệt để tiến hành xác minh và có hướng điều chỉnh cho phù hợp.
- Trước và sau mỗi ca làm việc, họp bàn giao với quản lý ca trực khác về những vấn đề đặc biệt xảy ra trong ca làm việc.
- Định kỳ phối hợp với các bộ phận liên quan kiểm tra toàn bộ khách sạn, đặc biệt là những vấn đề liên quan đế hệ thống điện, các máy móc thiết bị…
- Tham gia các khóa đào tạo nâng cao nghiệp vụ khi được khách sạn tạo điều kiện.
- Làm các báo cáo công việc theo quy định và tham gia đầy đủ các cuộc họp liên quan.
- Thực hiện các công việc khác khi được cấp trên yêu cầu.
Yêu cầu đối với Duty manager
Theo như bản mô tả công việc Duty manager, để đảm nhận vị trí này bạn cần có bằng cử nhân chuyên ngành khách sạn và nhà hàng hoặc các chuyên ngành liên quan.
- Có khả năng giao tiếp tiếng Anh và tiếng Việt tốt
- Kỹ năng quản lý, giám sát, nhiệt tình với công việc
- Ngoại hình ưa nhìn
- Có tối thiểu hai năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương
- Nắm bắt được những kỹ năng cơ bản về máy tính và những kinh nghiệm trước đó trong việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn, bảng điện thoại Switch.
Thu nhập của Duty manager
Theo ghi nhận của Tophotel.vn thì mức lương của Duty manager giao động từ 10 – 20 triệu, tuỳ thuộc vào yêu cầu cụ thể và quy mô khách sạn.