Quy trình Check in khách sạn

Check in là thủ tục thông thường khi khách đến nhận phòng tại khách sạn. Quy trình Check in khách sạn phải được tiến hành nhanh chóng và đúng quy định.

Check in là gì?

Check in là một thuật ngữ được sử dụng rộng rãi trong đời sống xã hội, nó có nghĩa là đăng ký thủ tục để vào/đến hoặc ở đâu đó. Ví dụ: Check in sân bay là làm thủ tục đăng ký lên máy bay, check in nhà ga là làm thủ tục lên tàu,… Còn trong khách sạn Check in có nghĩa là làm thủ tục đăng ký lưu trú tại khách sạn, lễ tân khách sạn đảm nhiệm công việc này, thời gian Check in thường bắt đầu từ 2 giờ chiều hàng ngày.

Check in khách sạn là quy trình không quá phức tạp nhưng cũng vô cùng quan trọng bởi khách hàng có thể đánh giá khách sạn cũng như cách thức, thái độ làm việc của nhân viên thông qua quá trình check in. Quy trình check in khách sạn phải được tiến hành nhanh chóng, chuyên nghiệp để tránh làm mất thời gian đồng thời cũng phải tuân thủ đầy đủ các bước theo quy định của khách sạn để tránh xảy ra sự cố.

Quy trình check in khách sạn đối với khách hàng

• Cung cấp thông tin đã đặt phòng nếu có Reservation (đã đặt phòng từ trước). Nếu chưa đặt phòng thì thông báo với nhân viên để được hướng dẫn đặt phòng.
• Xuất trình CCCD/ Hộ chiếu cá nhân cho lễ tân khách sạn.
• Kí tên vào forrm của khách sạn để xác nhận lưu trú.
• Nhận chìa khóa và và lên phòng theo hướng dẫn của nhân viên.

Quy trình check in khách sạn đối với nhân viên

1. Chào hỏi khách hàng, tham khảo yêu cầu của khách

2. Xác định loại khách hàng

• Nếu khách là khách chưa có Reservation (khách hàng chưa đặt phòng trước): Giới thiệu các loại phòng còn trống cho khách, nếu khách hàng đồng ý thì làm thủ tục check-in.
• Nếu là khách đã có Reservation (khách đã đặt phòng trước): Yêu cầu xem Voucher đặt phòng để biết thông tin của khách/ thông tin người đặt phòng đồng thời kiểm tra trên hệ thống máy tính xem khách có tồn tại không. Nếu có thì nhắc lại ngày nhận phòng, các dịch vụ như ăn uống, spa, thuê xe… và các thông tin liên quan để tránh nhầm lẫn rồi làm thủ tục check in cho khách. Nếu thông tin của khách không tồn tại thì nên mời khách ngồi chờ để kiểm tra lại thông tin xem lỗi do phía khách sạn hay phía khách hàng.

3. Yêu cầu khách xuất trình các giấy tờ liên quan đến thủ tục nhận phòng: Hộ chiếu/CMND (bắt buộc) hoặc các giấy tờ tùy thân khác. Khách hàng sẽ nhận lại giấy tờ khi check out và thanh toán tiền phòng.

4. Mời khách hàng chờ đợi dùng trà trong quá trình làm tủ tục

5. Thông báo cho các bộ phận có liên quan chuẩn bị phòng và chào đón khách

6. Nhập thông tin của khách hàng vào hệ thống

7. Xác nhận lại các thông tin với khách hàng: Loại phòng, giá phòng, số phòng, hình thức thanh toán…

8. Thông báo và giới thiệu các dịch vụ của khách sạn: Ăn uống, xe đưa đón, spa, các chương trình khuyến mãi mà khách sạn đang áp dụng.

9. Đề nghị khách hàng điền thông tin và kí vào phiếu xác nhận.

10. Giao chìa khóa cho khách hàng và thông báo về quy định nếu làm mất chìa khóa phòng.

11. Chúc khách hàng có kỳ nghỉ vui vẻ và thông báo cho bộ phận hành lý đưa khách lên phòng.

Tiêu chuẩn dịch vụ lễ tân khách sạn trong quy trình Check in

Đối với ngành khách sạn chất lượng dịch vụ luôn được ưu tiên hàng đầu, bởi vậy nhân viên luôn được đào tạo và huấn luyện tác phong và thái độ làm việc vô cùng chuyên nghiệp, có khả năng xử lý nhanh chóng các sự cố ngoài ý muốn xảy ra và đáp ứng yêu cầu của khách hàng, làm khách hàng hài lòng ở mức tối đa. Thái độ cũng như cách làm việc của một nhân viên có thể làm ảnh hưởng đến uy tín của cả khách sạn.

Quy trình check in khách sạn (Làm thủ tục nhận phòng) là một phần công việc của lễ tân khách sạn. Nhiệm vụ không chỉ đảm bảo thời gian check in mà còn phải đảm bảo duy trì tiêu chuẩn dịch vụ lễ tân, dịch vụ khách sạn.

• Nhân viên lễ tân phải gọn gàng, mặc đồng phục, đeo biển tên.
• Không ăn uống, hút thuốc hoặc nhai kẹo cao su.
• Duy trì sự tập trung vào khách, không bị phân tâm.
• Tất cả khách hàng được chào đón với ánh mắt và nụ cười khi thấy khách ở khoảng cách khoảng 3m, ngay cả khi khách chờ đợi trong hàng.
• Khách không phải chờ đợi lâu hơn 5 – 8 phút
• Đội ngũ nhân viên lễ tân phải đầy đủ theo yêu cầu phục vụ.
• Nhân viên nói trước và mở lời chào khách từ khoảng cách 1.5m
• Xác minh tên của khách và nhắc lại tên tối thiểu hai đến ba lần trong quá trình tương tác với khách.
• Không được yêu cầu khách đã đăng ký cung cấp thông tin trùng lặp.
• Hỏi khách một cách thận trọng về cách họ muốn thanh toán bằng tài khoản sau khi thông tin cá nhân của họ được xác nhận.
• Xác minh thông tin cụ thể bao gồm ngày check in, giá, loại phòng, loại giường, sở thích hút thuốc, địa chỉ email và phương thức thanh toán.
• Tất cả các yêu cầu đặc biệt, thủ tục liên quan được giải thích dưới dạng đăng ký hoặc bằng miệng.
• Thư tín/ tin nhắn/ bưu kiện đã được chuyển đến khách hàng một cách thận trọng.
• Thu hút khách trong cuộc trò chuyện, trong quá trình làm thủ tục nhận phòng.
• Hoàn thành việc Check-in của khách trong hệ thống phần mềm quản lý khách sạn (PMS)
• Cung cấp số phòng và chìa khóa kín đáo cho khách.
• Quy trình check in của khách được hoàn thành chính xác trong vòng từ 5 đến 8 phút (Theo tiêu chuẩn khách sạn hoặc Loại khách sạn).
• Trong trường hợp phòng chưa sẵn sàng cung cấp cho khách, các dịch vụ khác như phục vụ nước, cafe, ăn nhẹ … hoặc lưu giữ hành lý phải được đề cập.
• Đại diện lễ tân hướng dẫn khách lên phòng, hỗ trợ hành lý.
• Đưa ra lời chào và cảm ơn khách.
• Nhân viên không tụ tập hoặc tham gia vào cuộc trò chuyện cá nhân với nhân viên khác.

Tophotel.vn vừa chia sẻ với các bạn Quy trình Check in khách sạn. Hi vọng, những thông tin kiến thức trên sẽ giúp ích cho các bạn trong công việc cũng như cuộc sống. Chúc các bạn sức khỏe và thành công!