Quản trị website là gì? Quy trình quản trị website

Quản trị website là một phần công việc của marketing online, giúp website hoạt động ổn định, mọi thông tin hình ảnh luôn được cập nhật mới nhất, gia tăng trải nghiệm người dùng và thu hút khách hàng tiềm năng.

Quản trị website là gì?

Quản trị website (còn gọi là quản lý website) là quá trình quản lý và duy trì một trang web để đảm bảo hoạt động hiệu quả và liên tục của nó. Người quản trị trang web (hoặc webmaster) chịu trách nhiệm cho nhiều khía cạnh của trang web, bao gồm nội dung, thiết kế, bảo mật, hiệu suất, và các công việc liên quan khác.

Dưới đây là một số nhiệm vụ quan trọng mà người quản trị trang web thường thực hiện:

• Tạo và cập nhật nội dung: Quản trị viên phải đảm bảo rằng nội dung trang web luôn được cập nhật và phù hợp với mục tiêu của trang web.
• Thiết kế và giao diện: Đảm bảo rằng trang web có giao diện hấp dẫn và dễ sử dụng cho người dùng.
• Bảo trì kỹ thuật: Thực hiện các nhiệm vụ kỹ thuật như cập nhật phần mềm, kiểm tra lỗi, và đảm bảo trang web hoạt động ổn định.
• Bảo mật: Bảo vệ trang web khỏi các mối đe dọa bảo mật bằng cách áp dụng các biện pháp bảo mật, cập nhật thường xuyên và theo dõi các tình huống xâm nhập.
• Quản lý tên miền và hosting: Đảm bảo tên miền và dịch vụ lưu trữ web đang hoạt động một cách đúng thời hạn và được duy trì.
• Phân tích và theo dõi: Sử dụng công cụ phân tích để theo dõi hiệu suất trang web và hiểu cách người dùng tương tác với nó.
• Tối ưu hóa tìm kiếm (SEO): Cải thiện khả năng tìm thấy của trang web trên các công cụ tìm kiếm như Google.
• Tương tác với người dùng: Hỗ trợ người dùng, giải quyết thắc mắc và phản hồi phản hồi của họ.
• Phát triển và mở rộng: Nâng cấp trang web và thêm các tính năng mới để đáp ứng nhu cầu người dùng và mục tiêu kinh doanh.

Quản trị website là một công việc liên tục và đòi hỏi sự chú tâm đến nhiều khía cạnh khác nhau để đảm bảo trang web hoạt động một cách hiệu quả và đáp ứng mục tiêu của tổ chức hoặc cá nhân sở hữu trang web.

Quản trị web trong ngành khách sạn chơi một vai trò quan trọng trong việc quảng bá và marketing khách sạn, cũng như trong việc bán phòng trực tuyến. Một trang web khách sạn tốt không chỉ là một công cụ để giới thiệu về khách sạn mà còn là một kênh quan trọng để thu hút khách hàng tiềm năng và tạo trải nghiệm tốt cho khách hàng hiện tại.

Quản trị web trong ngành khách sạn thường bao gồm:

• Thông tin chi tiết về khách sạn: Giới thiệu về dịch vụ, tiện nghi, vị trí, các loại phòng, hình ảnh và thông tin về giá cả.
• Hệ thống đặt phòng trực tuyến: Cung cấp khả năng đặt phòng trực tuyến thuận tiện cho khách hàng, cũng như quản lý thông tin đặt phòng từ phía khách sạn.
• Tối ưu hóa công cụ tìm kiếm (SEO): Để đảm bảo trang web xuất hiện cao trong kết quả tìm kiếm trên các công cụ tìm kiếm như Google, Bing để thu hút nhiều khách hàng tiềm năng hơn.
• Tương tác qua mạng xã hội: Kết nối với khách hàng thông qua các nền tảng mạng xã hội để tăng cường tương tác và quảng bá thương hiệu.
• Tối ưu trải nghiệm người dùng: Đảm bảo trang web dễ sử dụng, tương thích trên nhiều thiết bị và cung cấp trải nghiệm tốt nhất cho người dùng.

Quản trị web chính là cầu nối giữa khách hàng và khách sạn, và việc quản lý hiệu quả trang web không chỉ giúp tăng doanh số bán hàng mà còn tạo ấn tượng tốt với khách hàng.

Quy trình quản trị website

Tiếp nhận thông tin quản trị/ hosting

Người quản trị website là người có quyền cao nhất đối với website. Vì vậy người quản trị cần có tài khoản admin của CMS, tài khoản quản trị hosting. Các thông tin này thường được chuyển giao từ bộ phận thiết kế website.

Kiểm tra tổng thể website

Kiểm tra tổng thể website là công việc vô cùng quan trọng đối với quản trị viên. Thông qua quá trình kiểm tra người quản trị biết được điểm mạnh, điểm yếu của webisite. Từ đưa ra giải pháp khắc phục và tối ưu hiệu quả nhằm thu hút người dùng và khách hàng tiềm năng. Dưới đây là danh sách kiểm tra tổng thể website:

• Tính năng bảo mật website.
• Khả năng chống spam.
• Mức độ chuẩn SEO (tối ưu công cụ tìm kiếm).
• Thêm mã Google Analytics.
• Đường link thân thiện với công cụ tìm kiếm.
• Tích hợp các nút chia sẻ hình ảnh, nội dung với mạng xã hội.
• Chứng chỉ SSL cho website.

• Kiểm tra Favicon (biểu tượng nhỏ trên thanh trình duyệt, để nhận diện thương hiệu)
• Sơ đồ trang web
• Khai báo website với các công cụ tìm kiếm Google, Bing, Coccoc…
• Khả năng tương thích với các loại trình duyệt.
• Khả năng hiển thị trên các thiết bị di động.
• Kiểm tra các liên kết bị gãy.
• Tối ưu hình ảnh.
• Kiểm tra ngôn ngữ web.
• Cập nhật địa chỉ email quản trị.
• Kiểm tra cài đặt múi giờ website.
• Loại bỏ các nội dung không mong muốn.
• Kiểm tra tốc độ tải trang.
• Kiểm tra tên miền và hosting.
• Giám sát thời gian hoạt động.
• Sao lưu trang web trước khi chỉnh sửa.

Tối ưu website (chuẩn SEO)

• Tối ưu tốc độ tải trang: Tốc độ website phụ thuộc vào chất lượng hosting, vị trí đặt máy chủ, dung lượng website, code website. Có thể sử dụng các công cụ sau để kiểm tra tốc độ trang web: Pingdoom Tools, GTMetrix, Webpagetest
• Tối ưu hiển thị trên di động: Hầu hết các website hiện đại đều có khả năng responsive (tự điều chỉnh trên di động), nhưng để đảm bảo chất lương tốt nhất bạn vẫn nên kiểm tra mức độ thân thiện với các thiết bị di động.
• Tối ưu đường link: Một đường link thân thiện với công cụ tìm kiếm phải đảm bảo < 90 ký tự, không sử dụng các ký tự đặc biệt, các từ được phân tách với nhau bằng dấu – hoặc _
• Tối ưu robots.txt: Robots.txt là một tệp tin văn bản trong thư mục gốc website, có nhiệm vụ cung cấp thông tin cho các công cụ tìm kiếm biết  đâu là dữ liệu webiste cho phép thu thập, đâu là dữ liệu bị ngăn cấm. Việc thiết lập robots.txt chuẩn giúp công cụ tìm kiếm lập chỉ mục website nhanh hơn. Tùy thuộc vào mỗi mã nguồn khác nhau mà người quản trị web đưa ra thiết lập robots.txt phù hợp.
• Tối ưu tiêu đề trang (title): Thẻ tiêu đề (title) có nhiệm vụ thông báo cho người dùng hay công cụ tìm kiếm biết được trang web/ bài viết này nói về chủ đề gì. Thẻ tiêu đề thường chứa từ khóa chính của website/ bài viết, Google chỉ hiển thị 65 ký tự của tiêu đề trong kết quả tìm kiếm. Vì vậy khi tối ưu tiêu đề website/ bài viết, người quản trị cần lưu ý đẩy từ khóa chính nằm trong khoảng 65 ký tự đầu tiên.
• Tối ưu thẻ mô tả (description): Tiếp nối ý nghĩa của thẻ tiêu đề, thẻ mô tả được sử dụng để hiển thị đoạn mô tả ngắn về nội dung website/ bài viết. Theo quy định của Google, số lượng ký tự hiển thị trên kết quả tìm kiếm là 165 ký tự. Vì vậy, người quản trị website cần tối ưu sao cho từ khóa chính nằm trong nội dung mô tả này. Ngày nay, thẻ mô tả có ảnh hưởng rất lớn tới thứ hạng website/ bài viết, lưu lượng truy cập.
• Tối ưu thẻ heading (H1, H2, ….H6): Thẻ heading được dùng để một lần nữa nhấn mạnh những nội dung chính trong website/ bài viết. Google dựa vào các thẻ heading để xác định phần nội dung quan trọng nhất của website/ bài viết để từ đó đưa ra đề xuất trên kết quả tìm kiếm. Người quản trị web nên đưa từ khóa chính và các từ khóa liên quan vào trong nội dung của thẻ heading. Theo kinh nghiệm của các chuyên gia SEO, số lượng thẻ heading là: H1 (1), H2 (5), H3 (7), H4 (10), H5 (12), H6 (15).
• Tối ưu thẻ keywords: Là danh sách các từ khóa mô tả nội dung website/ bài viết. Từ lâu Google đã loại tiêu chí thẻ keyword trong đánh giá thứ hạng từ khóa. Những các công cụ tìm kiếm khác như Bing vẫn sử dụng thẻ này.
• Tối ưu thẻ Alt: Thẻ Alt giống như thẻ title nhưng nó được sử dụng cho hình ảnh website/ bài viết.
• Xây dựng trang 404, khi đường link không tìm thấy. Trang 404 được xây dựng để giải quyết vấn đề khi người dùng click vào một liên kết đã bị xóa hoặc bị lỗi thì người dùng sẽ được chuyển đến nội dung trang này, từ đây người dùng biết được mình cần phải làm gì tiếp theo. Trang 404 giúp giảm tỷ lệ thoát website và tăng trải nghiệm người dùng.
• Xây dựng sơ đồ trang web (sitemap) và khai báo với công cụ tìm kiếm. Sitemap giống như một tấm bản đồ mô tả về vị trí các trang, bài viết của website. Mục đích xây dựng sitemap là nhằm thông báo cho bots của công cụ tìm kiếm nội dung “tấm bản đồ” này, giúp chúng dễ dàng thu thập nội dung mới của website và hiển thị trên trang tìm kiếm.

Cập nhật nội dung cho website

Nội dung website giống như da thịt của con người, khi có nhiều da thịt con người trông sẽ béo tốt, khi được chăm sóc con người trông sẽ “mỡ màng” và “hấp dẫn”. Nội dung website càng dầy (nhiều), càng chất lượng, độc đáo, cập nhật thường xuyên thì cơ hội website xuất hiện trên kết quả tìm kiếm càng nhiều. Từ đó, gia tăng lượng người truy cập, gia tăng khách hàng tiềm năng.

Cập nhật nội dung website là nhiệm vụ chính của webmaster, công việc cập nhật bao gồm: Chỉnh sửa tiêu đề, thẻ mô tả, chèn keywords, thẻ headings, hình ảnh, liên kết nội bộ. Đôi khi webmaster cũng đảm nhiệm công việc viết nội dung cho website.

Báo cáo thông kê hiệu quả website

Để có được báo cáo, thống kê, phân tích về tình trạng website, nhân viên quản trị web cần sử dụng thành thạo các công cụ quản trị website, cụ thể là ở đây là Google Webmaster một công cụ miễn phí được phát triển bởi Google, với nhiều tính năng hữu ích như thống kê lưu lượng tìm kiếm, khai báo sơ đồ trang web, lập chỉ mục, vấn đề bảo mật, từ chối liên kết xấu, … Nhiệm của quản trị viên là dựa vào các công cụ quản trị để lập báo cáo về tình trạng website từ đó đưa ra các giải pháp khắc phục và nâng cao hiệu quả website.

Sao lưu phục hồi dữ liệu

Sao lưu và phục hồi dữ liệu là nhiệm vụ bắt buộc đối với webmaster. Việc sao lưu dữ liệu có thể diễn ra tự động hay thủ công hàng ngày, hàng tuần hay hàng tháng tùy thuộc yêu cầu của quản lý và tầm quan trọng của dữ liệu website. Dữ liệu cần sao lưu gồm code website, cơ sở dữ liệu sql. Công việc phục hồi dữ liệu chỉ diễn ra khi có sự cố về máy chủ hay hacker.

Quảng bá website

Để website được quảng bá rộng rãi đến người dùng, doanh nghiệp cần sử dụng rất nhiều nhân lực và nguồn lực tài chính chứ không đơn thuần là dựa vào quản trị viên. Công việc quảng bá website có thể bao gồm:

• Thiết kế website đẹp, tính năng thông minh, điều hướng tốt tăng trải nghiệm người dùng.
• Tối ưu website chuẩn seo (on page).
• Liên tục cập nhật nội dung độc đáo, hấp dẫn người dùng.
• Quảng bá website trên các diễn đàn, mạng xã hội (off page).
• Sử dụng các bài viết PR thương hiệu trên các website danh tiếng (off page).
• Đặt banner trên website khác ((off page).
• Sử dụng quảng cáo trả phí trên Google, Facebook, mạng quảng cáo riêng.

Lợi ích từ dịch vụ quản trị website

• Giúp thông tin doanh nghiệp, sản phẩm, dịch vụ được cập nhật thường xuyên
• Giúp website doanh nghiệp hoạt động ổn định.
• Giúp doanh nghiệp quảng bá thương hiệu, sản phẩm dịch vụ tới khách hàng tiềm năng.
• Giúp doanh nghiệp sao lưu, bảo mật thông tin dữ liệu website.
• Giúp doanh nghiệp giảm chi phí thuê nhân viên cố định.

Tophotel vừa chia sẻ với các bạn Quản trị website là gì? Quy trình quản trị website đem lại hiệu quả cao nhất. Hi vọng, những thông tin kiến thức trên sẽ giúp ích cho các bạn trong công việc cũng như cuộc sống. Chúc các bạn sức khỏe và thành công!