Phòng kinh doanh khách sạn – Sơ đồ, chức năng và nhiệm vụ

Phòng kinh doanh khách sạn đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong sự thành công hay thất bại của khách sạn. Để hiểu sâu hơn về phòng kinh doanh khách sạn, các bạn hãy xem bài viết Tophotel.vn chia sẻ dưới đây.

Phòng kinh doanh khách sạn là gì?

Phòng kinh doanh khách sạn là một bộ phận quan trọng trong hoạt động của một khách sạn. Chức năng chính của phòng kinh doanh là quản lý và thúc đẩy sự phát triển kinh doanh của khách sạn bằng cách tối ưu hóa việc bán các dịch vụ và phòng ngủ của khách sạn cho khách hàng.

Các nhiệm vụ và chức năng cụ thể của phòng kinh doanh khách sạn bao gồm:

1. Quản lý giá cả và chính sách giá: Phòng kinh doanh quyết định giá bán của các loại phòng và dịch vụ trong khách sạn dựa trên các yếu tố như mùa vụ, ngày trong tuần, nhu cầu của khách và sự cạnh tranh. Phong KD cũng phải đảm bảo rằng giá cả phù hợp với mục tiêu lợi nhuận của khách sạn.
2. Hỗ trợ khách và quản lý đặt phòng: Phòng kinh doanh chăm sóc và hỗ trợ khách hàng, quản lý việc đặt phòng để đảm bảo rằng khách sạn luôn hoạt động hiệu quả.
3. Quảng cáo và tiếp thị: Phong kinh doanh có trách nhiệm thúc đẩy khách sạn bằng cách quảng cáo và tiếp thị thông qua các kênh khác nhau như trang web, mạng xã hội, trang đặt phòng trực tuyến, hoặc các hình thức quảng cáo khác.
4. Phân tích dữ liệu và thống kê: Phòng kinh doanh thường sử dụng dữ liệu và số liệu thống kê để theo dõi hiệu suất và thúc đẩy các chiến lược cải tiến.
5. Quản lý các hợp đồng đối tác: Phòng kinh doanh có thể thiết lập và quản lý các hợp đồng với các đối tác như các công ty du lịch uy tín, các trang web đặt phòng trực tuyến, hoặc các đại lý du lịch để tăng cường sự hiện diện của khách sạn trên thị trường.
6. Phát triển các gói ưu đãi và khuyến mãi: Phòng kinh doanh tạo ra các gói ưu đãi và khuyến mãi để thu hút khách hàng và tăng doanh số bán hàng.

Phòng kinh doanh khách sạn đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa lợi nhuận và sự phát triển của khách sạn thông qua việc quản lý giá cả, quảng cáo, tiếp thị, và quản lý đặt phòng.

Sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh khách sạn

Nhìn vào sơ đồ Phòng kinh doanh khách sạn chúng ta có thể thấy.

1. Giám đốc kinh doanh tiếp thị (Director of Sales & Marketing)

Giám đốc kinh doanh tiếp thị chịu trách nhiệm lập và triển khai các kế hoạch kinh doanh. Nghiên cứu thị trường, nghiên cứu xu hướng khách hàng, xu hướng tiêu dùng du lịch từ đó xây dựng chiến lược kinh doanh thích hợp cho từng thời kỳ, từng giai đoạn. Lập kế hoạch quản lý, quảng bá thương hiệu, quảng bá hình ảnh. Quản lý doanh số, thúc đẩy bán hàng. Báo cao định kỳ cho Tổng giám đốc.

2. Sales Admin

Sales admin làm công việc giống như thư ký phòng sales, theo dõi và nhắc nhở bộ phận kinh doanh thực hiện đúng kế hoạch đã đề ra. Tiếp đón khách hàng khi họ đến văn phòng liên hệ công việc. Chịu trách nhiệm soạn thảo và quản lý các văn bản hành chính liên quan đến hoạt động kinh doanh như báo giá, thư chào hàng, hợp đông… Thu thập đánh giá của khách hàng trên các website OTA, Tripadvisor, MXH, web khách sạn… làm báo cáo gửi lên quản lý phòng Sales. Theo dõi các chương trình khuyến mại, ưu đãi, quà tặng. Duy trì các mối quan hệ khách hàng.

3. Sales TA (Travel agent)

Sales TA thực hiện nhiệm vụ tìm kiếm, khai thác và chăm sóc các công ty du lịch và các hãng lữ hành.

4. Sales Corp (Corperation)

Sales corp thực hiện nhiệm vụ tìm kiếm, khai thác và chăm sóc khách hàng công ty, doanh nghiệp thương mại.

5. Sales Online

Sales online chịu trách nhiệm bán phòng, dịch vụ khách sạn qua môi trường Internet. Sales online thông qua các đại lý du lịch trực tuyến (OTA), website khách sạn, mạng xã hội, quảng cáo trực tuyến (Google, Facebook) để bán phòng và dịch vụ.

6. Sales FB/ Event/ Banque

Sales FB/ Event/ Banque thực hiện nhiệm vụ tìm kiếm, khai thác và chăm sóc khách hàng sử dụng dịch vụ nhà hàng, hội nghị, tiệc…

7. Nhân viên Marketing

Nhân viên marketing khách sạn chịu trách nhiệm tham gia vào xây dựng kế hoạch marketing cho khách sạn, xây dựng các chiến dịch quảng bá thương hiệu, quảng cáo dịch vụ online, offline, quản trị website, xây dựng dữ liệu khách hàng…

Công việc nhân viên sales khách sạn

a) Lập kế hoạch kinh doanh, tiếp cận, tìm kiếm khách hàng

• Thực hiện việc lên kế hoạch kinh doanh theo từng thời điểm.
• Khai thác các nguồn khách đoàn cho khách sạn.
• Sử dụng các kênh bán phòng, bán dịch vụ để tìm kiếm khách hàng tiềm năng cho khách sạn.
• Trao đổi, đàm phán các điều khoản trong hợp đồng và thực hiện ký kết hợp đồng với khách hàng.

b) Chăm sóc khách hàng

• Chịu trách nhiệm giám sát chất lượng dịch vụ, chủ động liên hệ hỏi thăm khách hàng.
• Nhanh chóng giải quyết những vấn đề, sự cố phát sinh trong thời gian triển khai hợp đồng.
• Lên kế hoạch và triển khai thăm hỏi, tặng quà, ưu đãi với khách hàng, đối tác quan trọng, đặc biệt trong các dịp lễ, tết.

c) Triển khai các chiến dịch kinh doanh, quảng cáo

• Phối hợp với nhân viên của bộ phận và bộ phận liên quan lên kế hoạch tổ chức các chiến dịch kinh doanh, quảng cáo cho khách sạn.
• Phối hợp triển khai chiến dịch kinh doanh, quảng cáo các sản phẩm, dịch vụ hiện có và mới của khách sạn.
• Theo dõi quá trình triển khai thực hiện và đánh giá hiệu quả.

d) Phát triển thị trường

• Phối hợp với bộ phận lên kế hoạch phát triển thị trường cho khách sạn: tìm kiếm khách hàng mục tiêu mới, tìm ra giá trị sử dụng mới của sản phẩm – dịch vụ…
• Triển khai thực hiện các kế hoạch phát triển thị trường.

e) Các công việc khác

• Lập và lưu trữ dữ liệu khách hàng.
• Cập nhật những nhu cầu mới của khách hàng và chủ động đề xuất những ý tưởng nâng cao hiệu quả kinh doanh cho khách sạn.
• Hỗ trợ bộ phận liên quan triển khai thực hiện các chương trình truyền thông, PR cho khách sạn.
• Tham gia các chương trình bồi dưỡng, nâng cao trình độ – nghiệp vụ khi được khách sạn tạo điều kiện.
• Làm các báo cáo công việc theo định kỳ và tham gia đầy đủ các cuộc họp của bộ phận, của khách sạn.
• Thực hiện các công việc khác khi được cấp trên yêu cầu.

Chức năng phòng kinh doanh khách sạn

• Tham mưu cho Ban giám đốc về hoạt động kinh doanh đúng ngành nghề, đúng pháp luật, mang lại hiệu quả cao.
• Xây dựng chiến lược kinh doanh khách sạn theo từng giai đoạn: Ngắn hạn – Trung hạn – Dài hạn. Theo tháng, quý, năm.
• Theo dõi, hỗ trợ, báo cáo cho Ban giám đốc về tình hình hoạt động kinh doanh của khách sạn.
• Giám sát và kiểm tra tiến độ, chất lượng công việc của phòng kinh doanh và các bộ phận liên quan nhằm nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng.
• Có quyền nghiên cứu, đề xuất chiến lược kinh doanh với Ban giám đốc.
• Nghiên cứu đề xuất, lựa chọn đối tác đầu tư, đối tác kinh doanh, liên kết.
• Nghiên cứu thị trường, đối thủ cạnh tranh.
• Xây dựng chiến lược Marketing, PR cho sản phẩm dịch vụ của khách sạn theo từng giai đoạn, từng đối tượng khách hàng.

Nhiệm vụ phòng kinh doanh khách sạn

• Xây dựng kế hoạch, chiến lược kinh doanh theo ngân sách hàng năm, kế hoạch công việc hàng tháng của phòng để trình Tổng giám đốc khách sạn.
• Tổ chức bộ máy nhân sự, phân công công việc cho từng vị trí theo chức năng nhiệm vụ để hoàn thành kế hoạch doanh thu theo từng thời kỳ.
• Thực hiện các báo cáo nội bộ theo quy định của phòng, khách sạn và các báo cáo khác theo yêu cẩu của Ban lãnh đạo.
• Xây dựng quy trình, quy định theo phòng ban, vị trí công việc từ đó đưa ra các đánh giá hiệu quả của từng nhân viên, tổ, nhóm và toàn phòng.

• Thống kê, đối chiếu hợp đồng, khối lượng hoàn thành, công nợ từ các công ty du lịch, đối tác doanh nghiệp. Đề xuất hướng xử lý hợp đồng hết hạn, gia hạn hợp đồng mới, thu hồi nợ khó đòi.
• Soạn thảo các loại văn bản liên quan đến hoạch động kinh doanh của phòng và khách sạn.
• Chủ động phối hợp với Ban lãnh đạo xây dựng kế hoạch doanh thu hàng tháng, năm.
• Xây dựng và thực hiện quy chế phối hợp giữ các phòng ban liên quan, giải quyết công việc một cách thống nhất và đạt hiệu quả cao.
• Các nhiệm vụ đột xuất do Ban giám đốc phân công.
• Tìm kiếm và phát triển khách hàng mới thuộc nhóm khách hàng mục tiêu của khách sạn.
• Tìm kiếm, duy trình và phát triển mối quan hệ với khách hàng. Chăm sóc khách hàng theo chính sách của khách sạn.
• Thu thập, quản lý thông tin, hồ sơ khách hàng theo quy định. Đánh giá, xếp hạng khách hàng theo các tiêu chí khách sạn đề ra.

Chúng ta vừa tìm hiểu sơ đồ, chức năng và nhiệm vụ của Phòng kinh doanh khách sạn. Hi vọng, những thông tin kiến thức này sẽ giúp ích cho các bạn trong công việc cũng như cuộc sống. Chúc các bạn sức khỏe và thành công!