Kỹ năng àm việc nhóm là một kỹ năng mềm chúng ta được làm quen từ khi còn đi học. Nhưng để thật sự hiểu làm việc nhóm là gì, chúng ta sẽ phải xem xét nhiều khía cạnh. Hôm nay, chúng tôi sẽ chia sẻ với các bạn Làm việc nhóm là gì? Và 8 nguyên tắc làm việc nhóm hiệu quả.
Kỹ năng làm việc nhóm là gì?
Kỹ năng làm việc nhóm (Teamwork skill) là làm việc cùng nhau để đạt được một mục tiêu nhất định. Giáo sư Leigh Thompson của Trường Quản lý Kellogg định nghĩa về nhóm: “Nhóm (Group) là một nhóm người phụ thuộc lẫn nhau về thông tin, nguồn lực, kiến thức và kỹ năng. Họ tìm cách kết hợp những nỗi lực của nhau để đạt được mục tiêu chung” Như vậy, làm việc nhóm là một số người tập hợp lại với nhau, làm việc cùng nhau, tương tác qua lại, hỗ trợ lẫn nhau, phân công công việc rõ ràng, cùng tuân theo một quy tắc để đạt mục tiêu công việc nhóm được giao.
Kỹ năng làm việc nhóm bao gồm các khả năng và phẩm chất cần thiết để hiệu quả hợp tác và đóng góp vào một nhóm làm việc. Đây là khả năng làm việc cùng nhau, chia sẻ thông tin, ý kiến và nỗ lực để đạt được mục tiêu chung.
Các kỹ năng làm việc nhóm bao gồm:
- Giao tiếp: Khả năng diễn đạt ý tưởng một cách rõ ràng và hiểu được ý kiến của người khác. Kỹ năng lắng nghe và trao đổi thông tin một cách hiệu quả trong nhóm.
- Hỗ trợ và hợp tác: Sẵn lòng hỗ trợ đồng đội, chia sẻ kiến thức và kỹ năng cá nhân để hoàn thành công việc chung. Khả năng làm việc hài hòa, tạo điều kiện cho mọi người cùng đóng góp.
- Tổ chức và quản lý thời gian: Có khả năng tổ chức công việc cá nhân và hợp tác với nhóm để đặt ra mục tiêu, lập kế hoạch và hoàn thành nhiệm vụ theo đúng thời hạn.
- Sự linh hoạt và sáng tạo: Khả năng thích nghi với thay đổi, đưa ra giải pháp sáng tạo khi đối mặt với vấn đề khó khăn trong nhóm.
- Giải quyết xung đột: Kỹ năng giải quyết xung đột, quản lý mâu thuẫn và tạo ra môi trường làm việc tích cực trong nhóm.
- Lãnh đạo và chịu trách nhiệm: Có khả năng lãnh đạo khi cần thiết, chịu trách nhiệm với công việc cá nhân và đóng góp vào mục tiêu chung của nhóm.
Kỹ năng làm việc nhóm là yếu tố quan trọng không chỉ trong môi trường làm việc mà còn trong nhiều khía cạnh của cuộc sống, từ công việc đến hoạt động xã hội.
8 nguyên tắc làm việc nhóm hiệu quả
Làm việc một mình đã khó rồi, làm việc nhóm còn khó hơn nhiều. Người xưa có câu: “Chín người mười ý”, ý muốn nói khi có nhiều người sẽ nảy sinh rất nhiều ý kiến khác nhau. Cho nên, chúng ta cần có những quy định, nguyên tắc cho nhóm làm việc. Dưới đây là 8 nguyên tắc làm việc nhóm hiệu quả mà Tophotel muốn chia sẻ với các bạn.
Xác định được mục tiêu chung
Trước khi bắt tay vào công việc, các thành viên trong nhóm cần phải xác định được mục tiêu chung cần hướng đến khi làm việc nhóm lần này là gì. Mỗi thành viên đều là những cá thể riêng biệt, vì vậy nếu không thống nhất được mục tiêu chung thì mỗi người sẽ làm theo ý kiến của mình và quên việc phải cùng nhau đạt được hiệu quả trong công việc chung.
Thống nhất và cam kết chỉ hướng đến một mục tiêu, nhóm làm sẽ định hình và xây dựng được các kế hoạch nhóm, vạch ra được sứ mệnh và những mục đích cần đạt được. Khi tất cả cùng kỳ vọng về một mục tiêu, một công việc và có trách nhiệm với công việc đó thì làm việc nhóm hiệu quả là điều rất dễ dàng.
Tăng cường giao tiếp giữa các thành viên
Nhiều nhóm có hoạt động hiệu quả không chỉ vì họ có sự thống nhất hay kỹ năng làm việc tốt, mà quan trọng hơn hết là giữa các thành viên có sự liên kết với nhau. Khi cùng làm việc nhóm, các thành viên nên năng nổ giao tiếp và trao đổi thông tin với nhau.
Việc giao tiếp giữa các thành viên nhóm là một quá trình mang tính hai chiều, vừa giúp các thành viên hiểu nhau hơn, đồng thời cũng phát hiện được các vấn đề mới nảy sinh và cùng bàn bạc cách giải quyết nhanh chóng.
Các thành viên nên giao tiếp cởi mở và trung thực với nhau, nên đặt những câu hỏi để làm rõ thêm ý kiến, tránh khơi chuyện để tìm cách phản bác hay trù dập đồng nghiệp. Tạo môi trường làm việc nhóm được tự do bày tỏ suy nghĩ và ý kiến để mọi người cùng nắm rõ hoạt động đang diễn ra của nhóm và đóng góp thêm vào công việc chung để đẩy mạnh hiệu quả.
Tin tưởng và tôn trọng
Trong làm việc nhóm, sự tin tưởng là yếu tố quan trọng để thúc đẩy mối quan hệ khăng khít giữa các thành viên. Môi trường làm việc nhóm hiệu quả có nghĩa là tất cả các thành viên đều có thể thoải mái chia sẻ những thông tin, ý kiến hay những kỹ năng bí mật mà chỉ có bản thân có. Từ đó, tạo nên cái riêng và nét đặc biệt trong công việc chung.
Việc tôn trọng và lắng nghe ý kiến của nhau cũng giúp các thành viên nhanh chóng gắn kết và tin tưởng nhau, giảm thiểu xung đột và đảm bảo cho hoạt động nhóm được suôn sẻ.
Gắn kết
Các thành viên nhóm cần làm việc dựa trên nền tảng chung, nên việc gắn kết thành một đơn vị thống nhất là rất quan trọng. Khi làm việc nhóm, cần tăng cường những buổi họp mặt, giao lưu cả về công việc lẫn cuộc sống bên ngoài để các thành viên có không gian gắn kết và hiểu nhau hơn.
Bạn có biết vì sao các công ty thường thành lập các đội nhóm khi muốn tiếp cận các dự án hay phát triển sản phẩm không? Đơn giản vì nhóm có nhiều quan điểm khác biệt thì khả năng thành công của dự án càng cao hơn.
Tránh tiêu cực
Khi đã làm việc nhóm, nên tránh những hiềm khích, cảm xúc tiêu cực cá nhân trước đó. Không nên tạo những cuộc thảo luận không lành mạnh, chỉ để nói xấu về một thành viên nào đó. Các thành viên nên tích cực trao đổi với nhau về những ý kiến cá nhân. Không nên đổ lỗi hay dùng từ chỉ trích quá mạnh đối với một cá nhân nào đó.
Trưởng nhóm vững vàng
Tốc độ của trưởng nhóm là tốc độ của cả nhóm. Làm việc nhóm hiệu quả khi người trưởng nhóm là người dẫn đầu xuất sắc. Người trưởng nhóm phải là người hi sinh nhiều nhất, đóng góp cả công việc lẫn kỹ năng để liên kết các thành viên nhóm và là tấm gương cho cả nhóm.
Một người trưởng nhóm giỏi phải thống nhất được ý kiến của tất cả các thành viên, đặt ra mục tiêu chung cho cả nhóm và yêu cầu được tất cả các thành viên tuân thủ theo nguyên tắc nhóm đã đặt ra. Riêng người trưởng nhóm cũng phải có tính cách kiên định và quyết tâm, không được dễ dàng lung lay ý chí vì những tác động bên ngoài và phải nhanh nhạy để giúp nhóm có những thay đổi kịp thời với xu hướng.
Phân công công việc hiệu quả và rõ ràng về trách nhiệm
Việc phân công công việc luôn là phần dễ xảy ra nhiều vấn đề nhất khi làm việc nhóm. Mỗi nhóm đều được cấu thành nên từ nhiều cá nhân, việc không phân công việc rõ ràng khiến cho các cá nhân không nắm rõ được mình cần phải làm những gì, dẫn đến hiện tượng chồng chéo công việc này mà công việc khác lại không ai lo.
Phân công công việc đúng khả năng và trách nhiệm của từng người cũng là một kỹ năng mà người trưởng nhóm phải vô cùng nhạy bén. Mỗi cá nhân đều có một điểm mạnh riêng. Người trưởng nhóm cần phát huy được điểm mạnh đó vào công việc chung của nhóm để tận dụng được nhân lực và làm việc nhóm hiệu quả.
Gương mẫu và tự kiểm tra, đốc thúc công việc
Người trưởng nhóm và các thành viên đều cần phải tự gương mẫu và có trách nhiệm với công việc được giao. Khi một thành viên gương mẫu hoàn thành công việc của mình, các thành viên khác cũng sẽ phải nhìn vào đó và tự đốc thúc bản thân.
Cùng với gương mẫu, người trưởng nhóm cũng phải thường xuyên tiến hành kiểm tra để đảm bảo tiến độ công việc của các thành viên. Trong quá trình kiểm tra, nếu phát hiện ra lỗi hoặc khúc mắc ở bất kì thành viên nào đều có thể nhanh chóng đề ra trước cả nhóm để tìm cách giải quyết. Việc kiểm tra cũng giúp trưởng nhóm cải tiến các quy trình, hoạt động thực tiễn và tương tác nhóm liên tục để nâng cao hiệu quả hoạt động nhóm.
Trên đây là Khái niệm Kỹ năng làm việc nhóm là gì và 8 điểm nhất định phải ghi nhớ để làm việc nhóm hiệu quả. Khi đã nắm rõ được những kỹ năng làm việc nhóm và áp dụng phù hợp, thành công công việc sẽ đến nhanh với bạn và nhóm của mình.