Kỹ năng giao tiếp là một thứ chúng ta sử dụng hàng ngày giống như là ăn cơm, uống nước. Nhưng để thật sự hiểu kỹ năng giao tiếp là gì, có các loại kỹ năng giao tiếp nào, có bao nhiêu cấp độ kỹ năng giao tiếp, lỗi thường gặp,… thì không phải ai cũng biết. Bài viết này sẽ giải đáp phần nào những thắc mắc của các bạn về kỹ năng giao tiếp.
Giao tiếp là gì?
Giao tiếp (Communication) là quá trình truyền tải thông điệp từ chủ thể này tới một chủ thể khác. Thông điệp ở đây được hiểu là lời nói, ký hiệu, dấu hiệu, quy tắc giao tiếp mà cả hai chủ thể cùng hiểu.
Kỹ năng là gì?
Kỹ năng (Skill) là cách một chủ thể thực hiện hành động dựa vào năng lực hay khả năng để đạt mục tiêu mong muốn trong một khoảng thời gian nhất định.
Kỹ năng giao tiếp là gì?
Kỹ năng giao tiếp (Communication Skills) là khả năng truyền đạt thông tin một cách hiệu quả và rõ ràng giữa các cá nhân hoặc các nhóm. Điều này có thể bao gồm việc sử dụng ngôn ngữ, cả ngôn ngữ cơ thể và giao tiếp phi ngôn ngữ để truyền đạt ý tưởng, suy nghĩ, thông tin và cảm xúc. Kỹ năng giao tiếp không chỉ bao gồm khả năng lắng nghe và hiểu người khác mà còn bao gồm khả năng thể hiện ý kiến của mình một cách rõ ràng và dễ hiểu.
Nó còn bao gồm khả năng sử dụng các phương tiện giao tiếp khác nhau như lời nói, viết, ngôn ngữ cơ thể, kỹ năng nghe hiểu và thậm chí cả kỹ năng giao tiếp không lời thông qua cử chỉ, biểu cảm khuôn mặt và âm thanh. Kỹ năng giao tiếp là một phần quan trọng trong cuộc sống cá nhân và trong môi trường làm việc, giúp tạo ra sự hiểu biết, hỗ trợ trong quá trình làm việc nhóm, và xây dựng mối quan hệ tốt với người khác.
Kỹ năng giao tiếp được coi là một trong những kỹ năng mềm quan trọng nhất trong nhiều lĩnh vực cuộc sống, không chỉ trong môi trường làm việc mà còn ở cấp độ cá nhân và xã hội.
Tại nơi làm việc, kỹ năng giao tiếp xuất sắc giúp tạo ra môi trường làm việc hiệu quả, thúc đẩy sự hiểu biết, tương tác tích cực giữa các thành viên trong nhóm. Kỹ năng này giúp trong việc trình bày ý tưởng một cách rõ ràng, giải quyết xung đột, lắng nghe và hiểu được người khác, tạo sự đồng thuận và xây dựng mối quan hệ tốt với đồng nghiệp và khách hàng.
Ở cấp độ cá nhân, kỹ năng giao tiếp giúp tăng cường khả năng kết nối với người khác, xây dựng mối quan hệ cá nhân, và truyền đạt thông điệp một cách hiệu quả trong mọi tình huống, từ cuộc trò chuyện hàng ngày đến việc thể hiện quan điểm của mình trong các bài thuyết trình lớn.
Kỹ năng giao tiếp không chỉ giúp chúng ta truyền đạt thông tin một cách hiệu quả mà còn hỗ trợ trong việc hiểu rõ người khác và xây dựng môi trường giao tiếp tích cực, đóng vai trò quan trọng trong sự thành công cả cá nhân lẫn tổ chức.
Tầm quan trọng của giao tiếp
Giao tiếp là nhu cầu cơ bản của con người, thông qua giao tiếp người khác mới biết bạn cần gì, muốn gì. Giao tiếp có thể thông qua lời nói, hành động, dấu hiệu, ký hiêu,… Ví dụ một đứa trẻ dù chưa biết nói, nhưng khi nó cất tiếng khóc nghĩa là nó đang thể hiện nhu cầu của mình, có thể là nó đói, nó khát, nó cần sự yêu thương.
Nếu không có giao tiếp xã hội sẽ không tồn tại, con người sẽ không hiểu nhau, không có sự liên kết ràng buộc. Giao tiếp là cơ sở để duy trì và phát triển các mối quan hệ xung quanh. Sẽ thật đáng sợ nếu một ngày nào đó con người không còn hiểu nhau.
Thông qua quá trình giao tiếp, xã hội hình thành các quy chuẩn đạo đức, văn hóa giao tiếp, chuẩn mực xã hội. Từ đó, cá nhân mỗi người tự điều chỉnh bản thân để phù hợp với cộng đồng xã hội.
Vai trò của kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng giao tiếp giúp tạo dựng quan hệ
Chỉ có thông qua giao tiếp, vận dụng các kỹ năng giao tiếp hiệu quả bạn mới có thể xây dựng và mở rộng các mối quan hệ. Và các mối quan hệ là tiền đề giúp bạn phát triển sự nghiệp và có cuộc sống ổn định.
Kỹ năng giao tiếp giúp gắn kết quan hệ
Mỗi cá nhân cá nhân cần trang bị cho mình kỹ năng giao tiếp để thấu hiểu những người xung quanh. Cha mẹ thông qua giao tiếp để hiểu, đồng cảm và chia sẻ với con cái, ngược lại cũng nhờ những kỹ năng giao tiếp mà con cái hiểu lòng cha mẹ. Đồng nghiệp thông qua kỹ năng giao tiếp để hiểu nhau, hỗ trợ và cùng nhau làm việc hiệu quả.
Kỹ năng giao tiếp giúp làm việc nhóm hiệu quả
Làm việc nhóm là yêu cầu bắt buộc trong các doanh nghiệp, tổ chức. Việc sử dụng kỹ năng giao tiếp sẽ giúp các thành viên dễ dàng hiểu nhau, cùng phối hợp hành động vì mục tiêu chung của nhóm. Từ đó, đem lại hiệu quả cao cho nhóm, doanh nghiệp ngày càng phát triển bền vững.
Kỹ năng giao tiếp giúp tăng hiệu suất công việc
Kỹ năng giao tiếp hiệu quả đặc biệt quan trọng nơi công sở. Để truyền đạt thông tin, ý tưởng tới đồng nghiệp, cấp trên hay đối tác bạn cần phải giao tiếp. Giao tiếp hiệu quả sẽ giúp công việc diễn ra suôn sẻ, kế hoạch công việc được thực hiện nhanh hơn, hiệu suất công việc cao hơn.
Kỹ năng giao tiếp tạo thành công
Nếu các kỹ năng chuyên môn được xem là điều kiện cần thì kỹ năng giao tiếp chính là điều kiện đủ cho sự thành công của một người. Thật vậy, ở nơi làm việc luôn được xem là môi trường phức tạp nhiều cạnh tranh, giao tiếp tốt với đồng nghiệp, cấp trên, khách hàng chính là yếu tố giúp bạn thành công và thăng tiến trong nghề nghiệp.
Nếu bạn đang giữ vai trò quản lý, kỹ năng giao tiếp còn đặc biệt quan trọng hơn. Lúc này bạn không chỉ giao tiếp với đồng nghiệp, cấp trên, đối tác mà bạn còn phải giao tiếp với nhân viên cấp dưới. Kỹ năng giao tiếp tôt giúp bạn thấu hiểu nhân viên từ đó đưa ra những chỉ đạo hợp lý, phát huy thế mạnh của nhân viên để đạt được mục tiêu công việc, kế hoạch phòng ban và công ty.
5 cấp độ kỹ năng giao tiếp
Cấp độ kỹ năng giao tiếp 5 sao – Excellent (Xuất sắc)
Những người đạt được khả năng giao tiếp 5 sao là những người dám đối mặt với tình huống giao tiếp khó khăn nhất. Bình tĩnh, tự tin trình bày các vấn đề phức tạp và nhạy cảm nhất cho người khác, dù đó lãnh đạo cấp cao, đối tượng nguy hiểm, những người đồng cấp hay kém hơn.
Người đạt cấp độ giao tiếp 5 sao luôn có chiến lược giao tiếp rõ rang, giọng điệu linh hoạt, ngôn ngữ đa dạng, tính thuyết phục cao, tạo ảnh hưởng lên người nghe. Ngoài khả năng truyền đạt, những người ở cấp độ xuất sắc còn biết lắng nghe và sẵn sàng chấp nhận ý kiến phản hồi.
Cấp độ kỹ năng giao tiếp 4 sao – Very good (Rất tốt)
So với những người giao tiếp 5 sao họ chỉ kém một chút. Họ không cần ai hướng dẫn vẫn tự tin giao tiếp trong tình huống khó khăn. Khả năng thuyết trình mạch lạc các vấn đề phức tạp với các đối tượng khác nhau.
Những người giao tiếp ở cấp độ 4 sao có đủ khả năng xử lý các tình huống phát sinh trong giao tiếp, hiểu rõ những gì mình đang truyền đạt. Đặc biệt là biết lắng nghe, sẵn sàng chấp nhận phản hồi từ người khác.
Cấp độ kỹ năng giao tiếp 3 sao – Good (Tốt)
Người đạt trình độ giao tiếp 3 sao có thể vận dụng năng lực lúc khó khăn, dù đôi khi vẫn cần người khác chỉ dẫn. Khả năng trình bày rõ ràng, mạch lạc các nội dung cơ bản tới người nghe. Biết vận dụng ngôn ngữ, giọng điệu trong giao tiếp. Biết lắng nghe và khơi gợi giao tiếp hai chiều.
Cấp độ kỹ năng giao tiếp 2 sao – Average (Cơ bản)
Người đạt trình độ giao tiếp 2 sao chỉ có thể vận dụng năng lực trong các tình huống giao tiếp có độ khó vừa phải, vẫn cần có sự hỗ trợ và hướng dẫn từ người khác. Khả năng trình bày rõ ràng tới nhiều đối tượng, nhưng đôi khi ngôn ngữ và giọng điệu không thật chính xác. Biết lắng nghe, biết quan tâm người nói, có ý thức khơi gợi giao tiếp hai chiều.
Cấp độ kỹ năng giao tiếp 1 sao – Poor (Kém)
Người 1 sao là trình độ giao tiếp kém, chỉ có khả năng vận dụng tình huống cơ bản và vẫn cần rất nhiều sự chỉ dẫn từ người khác. Có khả năng diễn đạt ý kiến của mình dù chưa thật mạch lạc. Biết lắng nghe nhưng không biết khơi gợi giao tiếp hai chiều.
Các kỹ năng giao tiếp cơ bản
Kỹ năng giao tiếp cơ bản là những kỹ năng một người bình thường phải rèn luyện thành thành thạo để gặt hái thành công trong công việc cũng như cuộc sống. Dưới đây là các kỹ năng cơ bản bạn cần biết.
Kỹ năng lắng nghe trong giao tiếp
Trước khi học nói bạn phải học lắng nghe. Lắng nghe không có nghĩa là không nói gì mà lắng nghe là một nghệ thuật, lắng nghe chủ động, khơi gợi cảm hứng cho người nói, tạo thành tương tác hai chiều.
Kỹ năng lắng nghe giúp các mối quan hệ trở nên gần gũi thân thiết. Để cải thiện kỹ năng lắng nghe, điều đầu tiên cần làm là không ngắt lời người nói, thi thoảng mỉm cười hoặc gật đầu để người nói biết bạn đang quan tâm đến vấn đề anh ta trình bày.
Kỹ năng quan sát trong giao tiếp
Cho dù là bạn nói hay nghe bạn cũng cần phải vận dụng kỹ năng quan sát để có những điều chỉnh phù hợp với đối tượng. Kỹ năng quan sát giúp bạn đoán định được tâm lý đối phương từ đó đưa ra quyết định chuẩn xác. Ví dụ: Bạn là người bán hàng, bạn phải thuyết phục khách hàng mua sản phẩm, sử dụng kỹ năng quan sát giúp bạn biết khách hàng thích hãy không thích, liệu có cần thay đổi chiến thuật, đâu là thời điểm chốt.
Kỹ năng giao tiếp ứng xử
Chào hỏi, tạm biệt, cảm ơn là những câu bạn thường xuyên sử dụng trong mỗi cuộc giao tiếp. Vấn đề ở đây là văn hóa, đối tượng, tầng lớp khác nhau sẽ có những kỹ năng ứng xử khác nhau. Người Việt Nam phân ra các ngôi thứ khác nhau, cho nên cách chào hỏi cũng phải linh hoạt để không làm mất lòng nhau.
Bạn gặp một người hơn bạn chút tuổi bạn chào bằng chú/cô đương nhiên người nghe sẽ không thích, giống như bạn nói người ta già quá rồi. Với người mới quen bạn chào hỏi lịch sự kèm theo bắt tay, với người thân thiết bạn chào hòi thân mật, thậm chí là vui đùa. Tùy vào mỗi hoàn cảnh, đối tượng khách nhau mà ứng dụng các kỹ năng ứng xử khác nhau. Bạn cần nâng tầm nó lên thành nghệ thuật ứng xử.
Kỹ năng thuyết phục
Trước hết chúng ta cần hiểu kỹ năng thuyết phục là gì? Nó chính là khả năng làm thay đổi thái độ, niềm tin, hành vi của người khác. Có rất nhiều cách để thực hiện điều này, như thông qua hành động, việc làm nhưng thường người ta sẽ truyền một thông điệp hàm chứa cảm xúc, lý luận mang tính thuyết phục hoặc kết hợp các yếu tố để thuyết phục người khác. Kỹ năng thuyết phục bao gồm các bước sau:
- Tạo dựng mối quan hệ
- Tạo dựng lòng tin đối với người khác
- Lựa chọn thời điểm thuyết phục, cách nói chuyện phù hợp.
- Nắm bắt được sự tương đồng
- Luôn có dẫn chứng và lập luận khi thuyết phục
Kỹ năng làm việc nhóm
Làm việc nhóm (Teamwork) là việc tập hợp nhiều người (2 người trở lên) cùng làm việc để hoàn thành một mục tiêu nhất định. Cá nhân cho dù xuất sắc đến đâu cũng không thể tự mình làm tất cả các công việc, đặc biệt là một khối lượng công việc lớn. Vì vậy, cần tập hợp nhiều người lại thành một nhóm để tiến độ công việc nhanh hơn, hiệu quả hơn.
Số lượng người càng lớn, mối quan hệ và sự phối hợp càng trở nên phức tạp đòi hỏi phải có kỹ năng giao tiếp nhóm. Mọi người lắng nghe và thấu hiểu nhau, tạo dựng lòng tin phát huy tối đa điểm mạnh cá nhân, che đậy khuyết điểm. Tất cả vì mục tiêu hoàn thành công việc nhóm đảm nhận. Để có một nhóm tốt chúng ta phải trải qua các bước sau:
- Xác định mục tiêu của nhóm.
- Kết nối và xây dựng đội nhóm.
- Giải quyết xung đột, mâu thuẫn.
- Xây dựng quy trình làm việc nhóm.
- Hoàn thiện và phát triển nhóm.
Kỹ năng xử lý tình huống
Trong bất kỳ cuộc giao tiếp nào cũng sẽ xảy ra các tình huống, có thể là tình huống đã được dự báo trước, có thể là tình huống bất ngờ. Vấn đề đặt ra với bạn là dự đoán và xử lý tình huống thế nào để đạt hiệu quả tốt nhất.
Cách tốt nhất để xử lý tình là dự đoán nó, khi lường trước được bạn sẽ có nhiều giải pháp phù hợp. Còn khi nó đã xảy ra, điều đầu tiên là lắng nghe, thấu hiểu, đồng cảm, chia sẻ và ngay lập tức đưa ra phương án giải quyết. Cuối cùng là thực hiện đúng với lời hứa và lắng nghe phản hồi từ đối phương (khách hàng).
Kỹ năng đặt câu hỏi trong giao tiếp
Tưởng chừng đặt câu hỏi là một việc làm quá đỗi dễ dàng, ai cũng có thể làm được. Tuy nhiên, sự thật là đặt câu hỏi cũng cần thông minh và nên biết khi nào đặt câu hỏi. Trong cuộc nói chuyện, nếu chỉ lắng nghe thụ động thì người kia sẽ thấy nhàm và như đang nói chuyện một mình. Hãy chủ động lắng nghe rồi trao đổi thông tin qua lại giúp cuộc nói chuyện trở nên ý nghĩa.
Cách rèn luyện kỹ năng giao tiếp hiệu quả
Kỹ năng giao tiếp là một trong những kỹ năng mềm quan trọng, ảnh hưởng lớn tới công việc và cuộc sống. Không phải ai sinh ra đã có kỹ năng giao tiếp tốt, biết cách trò chuyện hay, hấp dẫn. Có những người được coi là “sinh ra đã ở vạch đích” – có tài ăn nói, hoạt ngôn, dễ bắt chuyện,… Thế nhưng, bản thân họ cũng cần phải cố gắng, liên tục rèn luyện, nắm bắt cơ hội. Ai cũng có những cơ hội riêng, cũng có thể chạm tới thành công nếu không ngừng phấn đấu.
Để rèn luyện kỹ năng giao tiếp thật tốt, bạn nên:
- Đọc sách đều đặn
- Mạnh dạn, tự tin.
- Tích cực tham gia các hoạt động tập thể để trải nghiệm, rèn luyện và tích lũy kỹ năng.
- Kết bạn với những người giao tiếp tốt để học hỏi, nâng cao khả năng.
- Sẵn sàng lắng nghe ý kiến đóng góp của người khác.
- Tạo dựng hình ảnh cá nhân, tạo dựng phong thái tự tin khi giao tiếp.
Lỗi thường gặp trong giao tiếp
- Lỗi ngắt lời => Giải quyết: Không ngắt lời, bình tĩnh lắng nghe. Nếu cần ngắt lời phải xin lỗi hoặc xin phép.
- Lỗi hay chê bai => Giải quyết: Không chê bai, nói xấu người khác trong bất cứ trường hợp nào. Nên tránh nói đế các vấn đề nhạy cảm, vùng miền, dân tộc, tôn giáo.
- Lỗi vòng vo => Giải quyết: Nói dứt khoát, rõ ràng vào vấn đề.
- Lỗi tư thế, cử chỉ giao tiếp => Giải quyết: không khoanh tay, xem đồng hồ, ngắm móng tay, không nheo mắt, nhìn chằm chằm, cười không chân thật, không gãi đầu, gãi cổ, cử động nhiều không tập trung khi giao tiếp, không nói quá to, không khua tay, múa chân, thể hiện thái độ lo lắng hay vui vẻ quá khi giao tiếp.
- Lỗi sai chủ đề => Giải quyết: Nói đúng chủ đề, không khơi gợi những chuyện người khác không muốn nghe, động chạm lòng tự ái.
- Lỗi sử dụng chủ ngữ => Giải quyết: Sử dụng tôi hay chúng ta một cách phù hợp.
- Lỗi thì thầm với người khác trong tập thể => Giải quyết: Trước tập thể đông người tuyệt đối không được thì thầm với cá nhân hay nhóm người nào đó.
- Lỗi không nhớ tên người đối diện => Giải quyết: Bằng mọi cách bạn cần nhớ tên người đang nói chuyện.
Tophotel.vn vừa chia sẻ với các bạn Kỹ năng giao tiếp là gì? Top 5 cấp độ của kỹ năng giao tiếp. Hi vọng, những thông tin kiến thức trên sẽ giúp ích cho các bạn trong công việc cũng như cuộc sống. Chúc các bạn sức khỏe và thành công!