Cách quản lý order và thanh toán đặc biệt quan trọng trong nhà hàng, nó giảm lỗi và tránh được những thất thoát không đáng có. Để quản lý order tốt nhà hàng cần thiết lập những quy tắc và phương pháp quản lý khoa học, phù hợp với hoạt động kinh doanh của nhà hàng.
Cách quản lý order là gì?
Cách quản lý order là cách mà nhà hàng thiết lập các quy tắc nhằm hạn chế các sai sót trong quá trình phục vụ khách và tránh thất thoát tiền bạc của nhà hàng. Ngoài quản lý order, nhà hàng còn phải quản lý chặt chẽ quá trình thanh toán, việc lưu thông tiền trong nhà hàng và nhiều quy tắc khác.
Quy tắc chung
- Không yêu cầu hoặc không được có hành động yêu cầu khách cho tiền típ. Tiền típ phải chuyển cho thu ngân ngay sau khi nhân viên phục vụ bàn nhận được và quản lý theo quy định của nhà hàng.
- Quản lý nhà hàng phải trực tiếp hoặc uỷ quyền cho một nhân viên quản lý việc nhận quyển order từ thu ngân.
- Hàng ngày khi giao các quyển order cho người ghi thì người giao phải bàn giao đầy đủ tên quyển, số liên order còn lại và phải có ký nhận.
- Mọi việc bàn giao phải có xác nhận của người nhận vào sổ giao nhận.
- Người được giao order không cho người không có trách nhiệm giữ các quyển order.
- Trong thời gian không phục vụ phải cho các quyển order vào tủ và khoá lại.
Quy tắc ghi order
- Khi bắt đầu vào ca mới, người ghi order phải ghi các quyển order theo thứ tự ưu tiên là những quyển có số liên order còn ít trước tiên.
- Nhân viên ghi order phải ghi theo thứ tự số tăng dần trong quyển order, không được ghi “nhảy cóc”. Ví dụ: Số ghi mới nhất là 123 lại bỏ qua liên số 124 và ghi tiếp vào 125.
- Sau khi ghi order, phải chuyển ngay, đủ và đúng thời gian các liên của order đến bộ phận liên quan.
- Ghi rõ ràng, đầy đủ mã món ăn, số lượng món trong order và không được viết tắt trừ những quy định riêng của nhà hàng.
- Bắt buộc giữ lại một liên trong order.
- Toàn bộ nội dung trong các liên phải giống nhau. Mọi việc thay đổi vào các liên sau khi đã ghi order và xé liên phải có ý kiến và xác nhận của quản lý nhà hàng, hoặc order vào liên khác.
- Sau khi kết thúc order phải gạch hết liên.
Quy tắc huỷ order
- Khi huỷ món nhân viên bàn phải chuyển cả ba liên cho quản lý nhà hàng xác nhận, và chuyển cho thu ngân nhà hàng.
- Khi huỷ luôn luôn phải có chữ ký của quản lý nhà hàng lên tất cả các liên sau khi kiểm tra tất cả các sản phẩm hủy một cách đầy đủ.
- Mọi trường hợp khách trả lại món ăn, đồ uống thì phải có chữ ký của quản lý nhà hàng vào các liên order. Quản lý nhà hàng báo cáo lý do tại sao món ăn bị trả lại trong báo cáo cho ban giám đốc.
Quy tắc sử dụng tiền trong giờ làm việc
- Trong thời gian nhận tiền của khách tới quầy thu ngân và ngược lại, nhân viên cầm tiền không được đi vào chỗ kín hoặc vào nhà vệ sinh.
- Trong thời gian phục vụ, nhân viên bàn không được đút tiền của khách nhà hàng vào túi hoặc tủ.
- Trong thời gian phục vụ khách nhân viên không được mang theo tiền và những tài sản có giá trị trong người.
Cách xử lý khi khách hàng ra về nhưng quên thanh toán
- Quản lý nhà hàng có trách nhiệm phân công nhân viên trực cố định tại khu vực, nếu khách ra về mà không thanh toán, nhân viên đó đương nhiên chịu trách nhiệm.
- Nhiệm vụ của nhân viên phục vụ theo khu vực là phải đảm bảo từ đầu đến cuối, không được phép rời khỏi khu vực khi chưa thanh toán, nếu rời khỏi (kể cả được điều động) thì phải giao lại nhiệm vụ kiểm soát và chăm sóc cho người khác.
- Mọi sự mất mát được quy cho người được giao sử dụng trừ trường hợp họ chứng mình đã giao cho một người khác cũng có trách nhiệm giữ order hoặc quản lý nhà hàng không có sổ sách chứng minh việc giao nhận cho người sử dụng.
Quy tắc thanh toán
- Khi nhận tiền của khách phải đếm tiền trước mặt khách, trả khách những tờ hỏng hoặc rách, đề nghị khách đếm lại tiền thừa trước khi ra về.
- Khi giao tiền cho thu ngân nhân viên phục vụ cần đề nghị thu ngân đếm tiền trước mặt mình, và ngược lại khi nhận tiền từ thu ngân cũng vậy.
- Trước khi thanh toán phải hỏi khách có thẻ giảm giá, thẻ VIP, voucher hay tin nhắn nhận được trong chương trình khuyến mãi của nhà hàng không.
- Nhân viên bàn phụ trách thanh toán phải biết được số tiền khách đã gửi, số tiền khách phải thanh toán và kiểm tra xem số tiền thu ngân trả lại có đủ hay không. Nếu không thì phải nhắc thu ngân chuyển đủ.
- Mọi trường hợp tính tiền phải đúng theo bill, nếu vượt quá thì phải phát hành thêm bill hoặc có ý kiến xác nhận thu thêm tiền của khách vào bill của quản lý.
- Khi thu ngân chuyển bill cho bộ phận bàn, nhân viên phụ trách thanh toán kiểm tra đầy đủ về mặt số lượng món, các món khách đã order. Nếu không chính xác, thì nhân viên bàn phải yêu cầu thu ngân điều chỉnh bill và phải báo cáo sự việc cho quản lý nhà hàng cuối ca.
- Nhân viên bàn không tự ý thu thêm tiền của khách nếu thiếu so với bill hay vì lý do nào khác, nếu thiếu thì xin lỗi khách và yêu cầu thu ngân ghi hoặc in bổ sung.
Quy tắc khuyến mãi, miễn phí
- Nhân viên phục vụ phải thông báo cho khách các chương trình khuyến mãi cho khách hàng.
- Tất cả nhân viên của nhà hàng trong trường hợp đến ăn tại nhà hàng vẫn được áp dụng các chương trình khuyến mãi của nhà hàng như khách hàng bình thường. Hoặc sẽ được áp dụng chiết khấu riêng theo nội quy của nhà hàng.
Các quy tắc khác
- Không được yêu cầu bộ phận bếp, bar xuất hàng mà không ghi order.
- Nếu bill đã đủ các loại món và số lượng mỗi món, nhân viên bàn phải ký tên và ghi tên vào bill và chuyển bill đó lại cho thu ngân. Chữ ký của nhân viên phụ trách bàn chứng tỏ rằng số lượng mỗi món ăn và số lượng các món ăn, đồ uống là đủ và chính xác. Nếu như nhân viên bàn đã ký vào bill nhưng công ty phát hiện ra rằng bill ghi không đủ số lượng món ăn, thì nhân viên đó phải bồi thường cho phần còn thiếu theo giá tính cho khách.
- Với tất cả món ăn, đồ uống còn dư, nhân viên phục vụ tuyệt đối không được sử dụng hay chuyển cho khách hàng khách sử dụng. Những chai rượu thừa sau khi dùng xong thì nhân vien phục vụ phải báo cáo quản lý nhà hàng xử lý.
- Tất cả các món ăn, đồ uống phục vụ khách phải do nhà hàng cung cấp, và không được mang ở ngoài vào phục vụ khách hàng, nếu khách tự mang vào thì thực hiện theo quy chế riêng (tính phí rượu hoặc phí đồ ăn).
- Trong các trường hợp chiết khấu không nằm trong chương tình marketing nhà hàng thì order phỉa có chữ ký của quản lý.
Tophotel.vn vừa chia sẻ với các bạn cách quản lý order và thanh toán nhằm giảm thiểu sai sót trong phục vụ và thất thoát tiền bạc, tài sản của nhà hàng. Hi vọng, những thông tin kiến thức trên sẽ giúp ích cho các bạn trong công việc cũng như cuộc sống. Chúc các bạn sức khỏe và thành công!